TIETOSUOJASELOSTE

EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679)

Seloste henkilötietojen käsittelystä ja informointi rekisteröidyn oikeuksista

Palvelun tuottajan nimi: Perhepalvelu helmi

Rekisterin/palvelun nimi: lapsiperheiden kotipalvelu, perhetyö, ammatillinen tukihenkilötoiminta

Tiedonanto laadittu (pvm): 19.12.2021, päivitetty 5.2.2023

1. Rekisterinpitäjä

Perhepalvelu helmi

2. Rekisterinpitäjän edustaja

Yrittäjä Hilkka Hirvonen

3. Tietosuojavastaava

Hilkka Hirvonen

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Itse maksavilta asiakkailta pyydetään välttämättömät tiedot palvelun tuottamista varten. Palvelun tuottajan ja palveluseteliasiakkaan välinen palvelusopimus turvaa kummankin osapuolen oikeuksia ja siinä on välttämättömät tiedot palvelun tuottamista ja laskutusta varten. Sähköiseen asiakastietojärjestelmään kirjataan välttämättömät asiakastiedot ja mobiilisti järjestelmään kerätään tarkat käyntiajankohtatiedot palvelun tuottamista ja laskutusta varten. Huomioiden kirjaaminen asiakkuuden aikana tehdään tarkoituksenmukaista palvelua, väliarviota ja palauteyhteenvetoa varten. Väliarvio tehdään Siun soten viranhaltijan pyynnöstä. Palauteyhteenveto asiakkuudesta tehdään maksusitoumusasiakkaiden kohdalla vastaavalle sosiaalityöntekijälle ja palveluseteliasiakkaiden kohdalla palvelusetelisääntökirjan mukaisesti palvelusetelin myöntäjälle.

5. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Asiakkaan henkilötietojen käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena, tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä.

6. Rekisterin tietosisältö

Itse maksavilta asiakkailta pyydetään nimi, osoite ja käyntiajankohtatiedot. Palvelun tuottajan ja palveluseteliasiakkaan väliseen palvelusopimukseen kirjataan palvelusetelikoodi, asiakkaan nimi, henkilötunnus, osoite, puhelinnumero, palvelun sisältö, palvelun määrä ja ajankohta sekä suostuminen opiskelijoiden työssäoppimiseen/tutkintotilaisuuksiin. Sähköiseen asiakastietojärjestelmään kirjataan palveluseteli- ja maksusitoumusasiakkaiden nimi, henkilötunnus, osoite, puhelinnumero, sukupuoli sekä huomiot asiakaskäynneiltä, palauteyhteenveto, mobiilisti tarkat käyntiajankohtatiedot ja tarvittaessa väliarvio.

7. Säännönmukaiset tietolähteet

Asiakastiedot kerätään rekisteröidyltä itseltään tai maksusitoumusasiakkaiden kohdalla saadaan Siun soten viranhaltijalta.

8. Käsittelyssä käytettävät järjestelmät

Fastroin Hilkka -asiakastietojärjestelmä

9. Henkilötietojen suojauksen periaatteet

Asiakkaiden kanssa ollaan yhteydessä puhelimitse tai SMS-viestillä. Asiakkailta pyydetään välttämättömät tiedot palvelun tuottamista varten SMS-viestillä, millä varmistetaan tietoturvallisuus. Jos asiakas ottaa yhteyttä sähköpostilla tai esimerkiksi whatsapp:ssa, pyydetään häntä siirtymään SMS-viestin käyttöön. SMS-viestit ovat yrittäjän puhelimella lukituksen takana. Siun sote antaa palvelun tuottajalle maksusitoumusasiakkaiden osalta tarpeelliset tiedot tietoturvallisella tavalla. Sähköiset asiakastiedot ovat pilvipalvelussa, eivät palvelun tuottajan laitteella. Sähköisiin asiakastietoihin pääseminen on turvattu salasanalla, joka on vain yrittäjän tiedossa. Asiakastietojärjestelmän toimittaja vastaa järjestelmän tietoturvasta. Asiakkuuden päätyttyä poistetaan SMS-viestit puhelimelta ja asiakastiedot sähköisestä järjestelmästä. Asiakaspaperit säilytetään lukollisessa paikassa, kunnes asiakkuuden päätyttyä tarvittavat asiakaspaperit toimitetaan Siun sotelle ja muut asiakaspaperit hävitetään tietoturvallisesti. Asiakastietoja ei poisteta, jos laki tai viranomainen määrää ne säilytettäväksi.

10. Automatisoitu päätöksenteko, mukaan lukien profilointi (EU:n tietosuoja-asetuksen artikla 22)

Henkilötietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.

11. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Asiakkuuden päätyttyä palveluseteliasiakkuuksista toimitetaan palvelusetelin myöntäjälle kaikki kirjaukset ja palauteyhteenveto, jotka voivat sisältää muun muassa terveydentilaa koskevia tietoja . Maksusitoumusasiakkaiden kohdalla väliarvion ja palauteyhteenvedon tekemisestä ja toimittamisesta sovitaan Siun soten viranhaltijan kanssa asiakaskohtaisesti.

12. Tietojen siirto EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä.

13. Henkilötietojen säilytysaika

Asiakastietoja säilytetään asiakkuuden ajan, jonka jälkeen kaikki asiakastiedot hävitetään tietoturvallisesti. Maksusitoumukset säilytetään tietoturvallisesti 10 vuoden ajan.

14. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyn on mahdollista saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä palvelun tuottajalta ja tästä tietosuojaselosteesta, joka on nähtävillä yrityksen kotisivuilla. Jos rekisteröity haluaa päästä omiin tietoihinsa, oikaista tietoja tai poistaa tietoja jne., palvelun tuottaja lähettää saamansa pyynnön sekä pyynnön kohteena olevat asiakastiedot Siun soten kirjaamoon. Palvelun tuottaja ei itse vastaa rekisteröidyn pyyntöön.